Приказ о передаче трудовых книжек личных дел при увольнении

Ответственность за не составление акта приема передачи трудовых книжек

Приказ о передаче трудовых книжек личных дел при увольнении

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область – +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Акт на списание трудовых книжек. Приказ о назначении материально-ответственного лица образец. Запись в трудовой книжке при ликвидации организации. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами образец. Журнал учета трудовых книжек. Ведение и учет трудовых книжек на предприятии регулируется законодательством.

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков.

Увольнение кадрового работника всегда связано с длительными бюрократическими процедурами, утвержденными на законодательном уровне. Во время передачи дел принятому на эту должность служащему всегда требуется составление акта приема-передачи трудовых книжек строго в соответствии с утвержденным в министерстве образцом.

Кадровая служба с нуля

Акция месяца 8 88 При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников.

Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике.

Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:. Узнать подробности. Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел. Номенклатура дел фрагмент Скачать в.

Акт приема-передачи дел при смене сотрудника Скачать в. Скачать архив документов. В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании.

Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.

Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии.

Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее. К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее.

С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве.

Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения. Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов.

Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа. Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год.

График отпусков на год заканчивает свое действие 31 декабря года. Хранить его следует весь год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря года.

После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку.

Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет. В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота.

В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:. В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел.

Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков.

Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:. Скачать чистый бланк Скачать в.

Скачать заполненный образец Скачать в. Таким образом, номенклатура дел кадровой службы в организации направлена на решение двух основных задач:. Письменные уведомления работодателя об увольнении персонала, которые не вошли в состав личных дел.

Личные дела заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др. Важно: С 13 марта года поменялся срок хранения документов по личному составу, созданных начиная с года.

После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту. Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены.

Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации. При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях.

Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения.

Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа. Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним п. Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора. При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Эту книгу ведут в рукописном виде. Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.

Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки.

В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:.

Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период.

Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете: Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов; Первыми узнавать горячие кадровые новости; Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями Бесплатно участвовать в тематических вебинарах и т.

Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

За какие нарушения в работе с персданными вас будут штрафовать: Роскомнадзор обновил список претензий. О сайте Ввести код доступа. А еще Статьи Кадровое делопроизводство. Прием-передача дел в кадровой службе. Средний балл: 0 из 5.

Темы: Кадровое делопроизводство Номенклатура дел.

Из этой статьи вы узнаете: в каком порядке проводить прием-передачу дел в кадровой службе ; какие задачи решает номенклатура дел кадровой службы в организации; как оформить акт приема-передачи дел кадровой службы.

Читайте по теме в электронном журнале. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры РФ от Справка Акт приема-передачи дел кадровой службы: После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы.

Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать: наименование и количество кадровых документов и дел; период времени, который они охватывают; сведения об отсутствии или повреждении документов; замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении. Правовая база.

Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Как вы относитесь к перекурам на работе? Они помогают отвлечься от рутины.

Прием-передача дел в кадровой службе

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.

Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров либо перевода его на другую работу.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек – образец

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. .

Любой работник организации может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и сотрудник кадровой службы не является исключением.

Но кадровик помимо прочего отвечает за ведение и хранение трудовых книжек остальных работников.

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

Акт приема-передачи трудовых книжек потребуется при смене или увольнении лица, уполномоченного за учет и хранение этих документов. Как правильно составить и оформить акт, расскажем в статье. Трудовые книжки и вкладыши в них приравниваются к документам строгой отчетности.

Они содержат персональные данные и сведения о периодах трудовой деятельности, на основании которых будет назначаться пенсия. Поэтому к ведению, хранению и учету трудовых книжек предъявляют особые требования. В соответствии с Правилами, для учета бланков, заполненных трудовых книжек и вкладышей организация ведет специальные журналы:.

При таком строгом порядке смена ответственного предполагает оформление акта приема-передачи трудовых книжек. Акт является подтверждением того, что один сотрудник передал документы, а второй — получил их в полном объеме и в надлежащей сохранности.

Приказ о передаче дел оформляют в любом случае, даже когда в должностной инструкции оговорена обязанность работать с трудовыми книжками и вкладышами в них.

Акты по трудовой книжке

Акция месяца 8 88 При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке.

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия. Дорогие читатели!

Акт приема-передачи трудовых книжек

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: СУТЬ ДЕЛА – “Отмена трудовых книжек”

Источник: https://vrachintouch.ru/zemelnoe-pravo/otvetstvennost-za-ne-sostavlenie-akta-priema-peredachi-trudovih-knizhek.php

Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах

Приказ о передаче трудовых книжек личных дел при увольнении

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/peredacha-del-v-kadrovoj-sluzhbe/

Приказ на передачу дел при увольнении сотрудника

Приказ о передаче трудовых книжек личных дел при увольнении

При увольнении лиц, несущих материальную ответственность за доверенное им в пользование имущество, должна быть осуществлена передача дел.

Важно учесть, что данный процесс не происходит автоматически.

Лицо, трудоустраивающееся на освободившееся место, начинает нести ответственность только после документального оформления передачи дел.

О том, что передача дел не является обязательной процедурой, отмечено в 192 статье ТК РФ.

При этом следует помнить, что обязательность мероприятия может быть установлена внутренней документацией.

При таких условиях пренебрежение процедурой может быть рассмотрено как совершение дисциплинарного проступка.

Порядок действий

Необходимость передачи дел возникает в различных ситуациях. Основной среди таковых является расторжение трудовых отношений с материально-ответственным лицом.

Помимо этого, среди причин подобного характера нужно выделить наиболее часто встречающиеся обстоятельства:

  • непрерывность производственного процесса;
  • несоответствующее выполнение специалистом своих должностных обязанностей;
  • пребывание в ежегодном оплачиваемом отпуске;
  • отъезд в командировку.

В ситуации, когда передача дел связана с увольнением работника, инициатором запуска данной процедуры является или руководитель структурного подразделения, или сотрудник, который займет освободившееся место.

В трудовом законодательстве РФ отсутствует информация по поводу того, как должна производиться передача дел при расторжении трудовых отношений с материально-ответственным лицом.

Несмотря на это существует стандартная общепринятая технология действий, которой следует при этом придерживаться.

В данную методику входит несколько последовательных этапов:

  • Оформление и передача работодателю (или ответственному лицу, занимающемуся регистрацией документов подобного характера) заявления об увольнении.
  • Издание работодателем распоряжения о необходимости проведения инвентаризации.
  • Проведение инвентаризации ответственными специалистами.
  • Сравнение полученных в результате инвентаризации данных с фактическими.
  • Оформление акта приема-передачи дел.
  • Произведение расчета с увольняющимся материально-ответственным лицом.

Нужно ли составлять распоряжение, чтобы передать дела, ТМЦ?

Оформление приказа указанного ранее образца необходимо для того, чтобы документально подтвердить процесс передачи дел от одного материально-ответственного лица другому.

Сотрудник, передающий дела, снимает с себя всю возложенную на него ранее ответственность.

В обязательном порядке распоряжение составляется в случае, когда расторгаются трудовые отношения с такими специалистами:

  • директор предприятия;
  • главный бухгалтер;
  • сотрудник отдела кадров;
  • руководители структурных подразделений, несущие ответственность за поддержание в должном виде кадровой документации;
  • другие работники, заключившие с работодателем договор о материальной ответственности.

Важно учесть, что вне зависимости от ситуации, приказ о передаче дел оформляется своевременно. В частности, документ издается до непосредственного дня увольнения.

Оформление при уходе главного бухгалтера

Для оформления приказа указанного вида не разработана унифицированная форма. При этом выделяют информацию, которая должна отражаться в бумаге:

  • наименование предприятия;
  • порядковый номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование документа;
  • инициалы главного бухгалтера;
  • причина, в связи с которой производится передача дел;
  • дата, при наступлении которой дела будут считаться переданными;
  • перечисление мероприятий, которые должны проводиться одновременно с передачей дел. К примеру, проведение инвентаризаций, сверок, оформление различных запросов и т.д..

Если дела передаются сразу новому сотруднику, в приказе указывается информация о таковом. В приказе расписываются все ответственные лица, упомянутые в документе.

Как оформить, чтобы передать товарно-материальные ценности, если увольняется МОЛ?

Приказ оформляется в свободной форме.

В обязательном порядке в нем указываются такие данные:

  • наименование документа;
  • дата и город оформления;
  • причина передачи ТМЦ – увольнение;
  • инициалы, табельный номер сотрудника, дела которого передаются;
  • срок передачи дел;
  • перечисление ТМЦ или объекта, на котором они числятся;
  • необходимость составления акта приема-передачи ТМЦ;
  • инициалы, должность и подпись составителя%
  • подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Выводы

В случае увольнения специалистов, которым в процессе трудовой деятельности были доверены материальные ценности, оформляется специальный приказ.

На основании этого документа дела и ТМЦ передаются другому трудящемуся или временно его замещающему лицу.

Порядок передачи дел не определен трудовым законодательством. Принято придерживаться правил, установленных внутренней документацией.

В большинстве случаев они идентичны.

Источник: https://blankived.ru/prikaz-o-peredache-del-pri-uvolnenii/

Образцы оформления приказа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера, материально-ответственного лица

> Трудовое право > Увольнение > Приказы > Образцы оформления приказа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера, материально-ответственного лица

Необходимость передачи дел между специалистами возникает часто, но данная процедура упоминается в локальной документации предприятий лишь изредка.

Этот вопрос не отражается должным образом и в нормативных правовых актах, направленных на регулирование трудовых отношений.

А в этой области проблемные моменты, которые возникают из-за неверного оформления приема-передачи дел, на сегодняшний момент не теряют своей актуальности.

Дела передают из-за:

  • непрерывности рабочего процесса;
  • надлежащие выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Необходимость передачи дел возникает во время отпуска, длительной командировки, болезни и увольнением работника.

Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.

На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.

В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.

Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу.

Осуществить передачу правильнее в день увольнения.

Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней.

Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.

При увольнении главного бухгалтера правильнее осуществить передачу главе предприятия, ведь он отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.

Нужно ли составлять распоряжение?

Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.

Должности, для которых требуется данная процедура:

На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.

При уходе главного бухгалтера

Перед увольнением главному бухгалтеру необходимо выполнить передачу дел в соответствии с алгоритмом:

  • составление приказа с обозначением сроков и конкретных действий бухгалтера и лица, принимающего дела;
  • осуществление инвентаризации;
  • встреча бухгалтера с преемником;
  • составление акта передачи с подробным списком дел.

Успешное проведение инвентаризации позволяет приступать к следующему этапу передачи.

Если же выявлены недочеты, ошибки, то бухгалтеру необходимо привести дела в надлежащий вид.

Приказ о передаче дел главного бухгалтера состоит из нескольких блоков:

  • регламентный: название предприятия, заголовок документа, его номер и дата, подпись директора организации;
  • индивидуально-персонифицированный: фамилии и инициалы принимающей и передающей стороны, их должности;
  • дополнительный (перечисление дел, сопутствующих передаче): срок передачи дел, осуществление актов сверок, инвентаризации, оформление запросов и описей документации.

Ознакомительную подпись ставит на приказе главный бухгалтер.

О передаче материальных ценностей и инвентаризации при расторжении договора с МОЛ

В приказе должны присутствовать все необходимые блоки, аналогичные при увольнении бухгалтера. В дополнительной части прописывается факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, составляется необходимый акт.

В приказе расписываются все сотрудники, упомянутые в нем.

Приказ служит основанием для осуществления ревизии, которая состоит из ряда мероприятий:

  • переучет материальных ценностей, вверенных сотруднику;
  • проверка состояния, износа объектов, определение их стоимости с учетом амортизации;
  • составление акта передачи имущества новому специалисту.

В акте необходимо сослаться на оформленные отчеты по инвентаризации обязательств и активов.

Следует отметить, что осуществить передачу ценностей при увольнении материально ответственного лица можно только новому специалисту, который включен в перечень лиц, утвержденный руководителем организации.

Источник: https://nedviz-info.com/prikaz-na-peredachu-del-pri-uvolnenii-sotrudnika/

Передача трудовых книжек при увольнении кадровика

Приказ о передаче трудовых книжек личных дел при увольнении

Акт приема и передачи трудовых книжек является важным документом. Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек.

После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.

В соответствии с имеющимися правилами рекомендуется оформлять акт передачи трудовых книжек в виде таблицы.

Порядок принятия документов по акту приема-передачи трудовых книжек

Пример акта можете взять здесь. Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.

Личные документы: трудовая книжка, документы личного дела(личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, характеристика, рекомендательное письмо, результаты аттестации, копии документов об образование.
Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

Если данная операция осуществляется между двумя компаниями, в таком случае требуется указать наименования этих организаций, а также ФИО директоров и реквизиты уставов, на основании которых работают предприятия. Далее записывается факт передачи трудовой книжки. Вносится информация о должности и личные сведения работников, документация которых передается.

Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа. 5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012 Генеральный директор Скворцов А.И.

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении. Запись типа «ознакомлен» После подписи работодателя или ответственного лица должна стоять роспись самого сотрудника.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Выбираются председатель и секретарь, перечисляются обязанности каждого члена комиссии. Трудовой кодекс не обязывает руководящих лиц вести передаточный акт кадровой документации.

Сотруднику, увольняющемуся с должности кадровика, подвести итоги своей работы и передать результаты своего труда.

Передаваемые дела удобнее оформлять таблицей. Нюансы при наличии вкладышей Вкладыш к трудовой книжке является ее дополнением. Он считается дополнительным документом.

Ответ на волнующие сомнения кроется в Правилах, где предельно четко сказано о невозможности любых словесных сокращений в процессе внесения записи в трудовой документ (исключением являются только инициалы). Вариативность допустима лишь следующая: Работодатель φ Пригожин А.А. Безусловно, последний пример не вполне отвечает требованиям п.

Согласно пункту 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», ответственность за сохранность документов несет специально назначенное приказом лицо.

Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак.

Началом процесса передачи акта является приказ руководящего лица о формировании комиссии. В ее состав должно входить не меньше 3 человек.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются: — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Уведомляем Вас о том, что один из интернет-магазинов компании ООО «ДИРЕКТ КАТАЛОГ СЕРВИС», расположенный по адресу www.сайт, прекращает свою работу…

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа.

Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Труд.кн. хранятся у работодателя и выдаются на руки работнику только при увольнение. За их получение работник расписывается в книге учета движения труд.кн. и в личной карточке. Если труд.кн. по каким то причинам не забирается при увольнение, то она хранится в отделе кадров 2 года., затем передается в архив и хранится там 50 лет, потом уничтожается.

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

Акт приема-передачи кадровой документации (пример)

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания. Форма этого вида документации является свободной. При заполнении требуется позаботиться о присутствии двух свидетелей.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина. Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Прием-передача трудовых книжек

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Если увольняется кадровый сотрудник, тогда посредством издания приказа на другого работника возлагаются обязанности по учету и хранению рабочих удостоверений сотрудников. Определяющими документами в этой процедуре являются приказ и акт. В представленном распоряжении руководитель отмечает тот факт, что передает другому сотруднику полный список документации с его реквизитами.

В статье будет идти речь об акте приема-передачи трудовых книжек. Что это за документ, каково его назначение, и как правильно составить – далее.

Сторонами передачи выступают и физические лица, и юридические, доверенные лица. Их может быть 2 или больше, тогда фамилии оформляются списком.

Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе.
Важно! В бланке акта приема-передачи трудовых есть графа «Примечание». В данную графу заносятся все те замечания, которые были обнаружены при передаче документов по акту приема-передачи трудовых.

Например, при обнаружении неправильного оформления записей, либо при выявлении повреждений, а также в случае отсутствия одной или нескольких книжек.

Как составить акт-приема передачи трудовых книжек

Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Труд.кн. являются документом строгой отчетности и по-этому должны храниться в несгораемом сейфе, если такой возможности нет, то в шкафу, который запирается на ключ. Труд.кн., вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в каждой организации.

Важно! При смене лица, ответственного за ведение и хранение трудовых, передача кадровых документов производится по акту приема-передачи.

Отдельная графа посвящена годам, за которые собраны трудовые книжки. Необходимо сделать еще одну строку и оставить ее пустой, для примечаний.

Источник: http://bfzurist.ru/novosti/11673-peredacha-trudovykh-knizhek-pri-uvolnenii-kadrovika.html

Передача дел при увольнении сотрудника

Приказ о передаче трудовых книжек личных дел при увольнении

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Читать так же:  Выплаты по соглашению сторон при увольнении

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Образец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.

Читать так же:  Налоги за третьих лиц

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

Читать так же:  Фонд оплаты труда

План передачи дел

В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.

Передаче подлежит следующее:

  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.

Срок передачи: до «__» ___________20__г.

Передачу оформить Актом приемки-передачи.

Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня.

Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права.

Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Источник: https://zakonoved.su/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Юрист Тимофеев
Добавить комментарий